В самом простом понимании данный термин можно дословно перевести как «лучшие, роскошные, великолепные мероприятия». В общем, под красивым термином скрывается простая суть, быть самыми лучшими, современными и прогрессивными в организации торжественных встреч, выставок, презентаций и корпоративных праздников. Именно по этой причине агентство «Youneed» специализируется на организации event в Киеве и по Украине.

Компания, специализирующаяся на организации мероприятий в соответствии с требованиями и запросами своих клиентов. Продолжительность проведения такого события может составлять от 1 до 4 дней, иметь формат выставки или семинара. Финансирование осуществляется клиентом, ивент проводится для ограниченного круга лиц, число участников известно заранее, в равной степени, как и бюджет на проведение мероприятия. Ивент-агентства имеют ряд отличий от альтернативных компаний, занимающихся организацией мероприятий:

• Они не проводят своих собственных праздников, акций и других аналогичных событий, вся организация event мероприятия происходит исключительно по инициативе клиента;
• Время проведения и сроки выполнения согласовываются заранее, в равной степени, как и изначально известный обхват целевой аудитории, это отличает такие мероприятия от промо-акций, где все указанные параметры изначально неизвестны;
• В сравнении с PR-агенствами, где события проводятся для узкоспециализированной аудитории, обхват участников в Event будет значительно шире.

В компании четко распределены все направления деятельности и обязанности участников. Поиском и привлечением новых клиентов занимается отдел развития внешних связей, в том числе принимает участия в тендерах, устраиваемых потенциальными клиентами на проведение EVENT мероприятий. Следующим структурным подразделением агентства является отдел, отвечающий за непосредственную работу с клиентами, это своеобразное связующее звено между заказчиком и исполнителем, занимающийся организацией и администрированием. Креативный или творческий отдел несет ответственность за концепцию разработки и создания самого мероприятия. Сюда входят сценаристы, режиссеры и копирайтеры (несущие ответственность за создания текстовой части рекламного продукта). В производственном отделе работают специалисты, помогающие воплощать в реальность идеи, созданные креативными менеджерами, на них ложится решение задач, касающихся организации и проведения праздников в Киеве и по Украине. Такая организационная структура работы компании позволяет точно разобраться, кто конкретно в агентстве, чем занимается, и за какую сферу деятельности несет ответственность. Выбранный принцип работы показал свою эффективность, он позволяет минимизировать затраты времени на подготовительный этап и снизить затраты заказчика.

Организация ивентов в Киеве и по Украине может принести агентству несколько различных видов дохода:

• Комиссионные выплаты за менеджмент агентства, то есть сума, которую платит клиент за организацию мероприятия. Как правило, размер оплаты затраченного труда рассчитывается из общего объема бюджета, предусмотренного на проведение мероприятия;
• В контракте также может быть предусмотрено вознаграждение за полученный результат;
• Гонорар за создание новой концепции, разработки технологии в продакшн, дизайне услуг и прочие нововведения, которые будут в дальнейшем использоваться заказчиком.

Компания будет разрабатывать креативную концепцию проведения мероприятия. В их задачи также входит выбор подходящего места для проведения мероприятия и бронирование площадки на указанную дату. Рассылка приглашений участникам, получение подтверждения их прибытия. Агентство будет выполнять все работы связанные с логистикой предстоящего праздника, включая обеспечение транспортными средствами, доставку персонала и материалов к месту проведения мероприятия. Компания будет отвечать за организацию питания участников, доставку еды и напитков. Оформление декором помещения, подбор артистов для развлечения публики. Организаторы будут решать все технические вопросы проведения, включая освещение и звук. Также для проведения ивентов предполагается изготовление брендированной и сувенирной продукции, полиграфических атрибутов (ручки, записные книжки с нанесенным логотипом). Агентство будет проводить подбор и подготовку персонала, задействованного в обслуживании предстоящего мероприятия. Для последующего отчета заказчику, подготавливаются фото и видео материалы и точная смета по затратам ан организацию и проведение указанного события.

У компании есть масса тесных связей с подрядчиками, которых они могут привлечь для помощи в проведении планируемого мероприятия:

• Профессиональные артисты, девушки модели, творческие коллективы Киева и по Украине, готовые шоу-программы;
• Организации, специализирующиеся на предоставлении в аренду площадок и помещений в городе под проведение различных мероприятий;
• Полиграфические фирмы и компании, занимающиеся производством декораций;
• Компании, специализирующиеся на прокате световой и музыкальной аппаратуры;
• Транспортные агентства перевозчики.